Şikayet prosedürü

Dernek Tüzüğünün 15. Maddesi uyarınca, CSC İcra Komitesi, Beton Sürdürülebilirlik Konseyi için Şikayet Yönetim Komitesinin kurulması da dahil olmak üzere aşağıdaki şikayet yönetim sürecini oluşturur.

1. Hedefler
2. Potansiyel şikayetçiler
3. Şikayet alanları
4. Resmi olmayan çözüm
5. Dosyalama gereksinimleri
6. Şikayet Yönetim Komitesi
7. Çıkar çatışması
8. Şikayetin kabulü ve kabul edilebilirliğinin değerlendirilmesi
9. Şikayetin resmi olarak değerlendirilmesi
10. İcra Komitesi tarafından verilen bir karara karşı GMC’ye itiraz
11. Şikayetin resmi kararı
12. Karara itiraz
13. Şeffaflık
14. Gizlilik
15. Maliyetler

1. Hedefler

CSC şikayet yönetimi süreci şunları sağlamayı amaçlar:
• CSC üyeleri ve Birliğe resmi olarak dahil olan paydaşlar tarafından dile getirilen şikayetler için net bir odak noktası (1);
• hassas bilgilere ilişkin olarak, şikayetleri ele almak için şeffaf ve tarafsız bir süreç ve arabuluculuk;
• güvenilir, verimli ve çözüm odaklı bir tahkim.

2. Potansiyel şikayetçiler

Şikayet yönetimi süreci yalnızca aşağıdakilere açıktır:

• Dernek üyeleri;
• Sertifikasyon Sistemi kullanıcıları ve
• Birliğe resmi olarak dahil olan paydaşlar (1).

3. Şikayet alanları

Şikayet yönetimi süreci yalnızca aşağıdakiler arasındaki şikayetler için geçerlidir:
• CSC ve
• Dernek Üyeleri; veya
• resmi olarak dahil olan paydaşlar; veya
• Sertifikasyon Sisteminin Kullanıcıları.

Bu şikayet yönetimi sürecinin uygulanabilmesi için, bir şikayetin aşağıdaki CSC belgelerinin birinde veya daha fazlasında açıklanan süreçlerle doğrudan ilgili olması gerekir:
• Tüzük;
• Yönetmelikler ve İş Tanımı;
• Üyelik Koşulları ve Başvuru ve ilgili politikalar;
• CSC Kılavuzları ve Revizyon Prosedürleri;
• CSC Kılavuzunun yerel uyarlaması Yukarıdaki belgelerde açıklanan süreçlerin kapsamı dışında kalan veya yukarıda listelenen tarafları içermeyen herhangi bir şikayet, bu şikayet yönetimi süreci tarafından dikkate alınmayacaktır. CSC üyelerinin, CSC şikayet yönetimi süreci tarafından ele alınan şikayet alanlarına girmeyen şikayetleri çözmek için kendi şikayet mekanizmalarına sahip olmaları beklenir.

4. Gayri resmi çözüm

CSC, üyelerini ve paydaşlarını, şikayet yönetimi sürecini başlatmadan önce, eylemi veya kararı şikayetin konusu olan Derneğin kişi, kuruluşu veya organı ile doğrudan herhangi bir şikayeti dostane bir şekilde çözmeye teşvik eder.

5. Başvuru gereklilikler

Tüzük’ün 15. Maddesi uyarınca, bir şikayetin sunulması

• aşağıdaki e-posta adresine yazılı olarak yapılacaktır: burada
• Dernek Sekreterliğine teslim edilecektir; ve
• şikayetin niteliğini belgeleyin.
Yazılı şikayet, şikayet yönetimi süreciyle ilgili bildirimlerin ve bilgilerin gönderilmesi için ilgili iletişim bilgilerini ve şikayetin daha önce gayri resmi olarak çözülmesine yönelik bir girişime ilişkin tüm ilgili bilgileri de içermelidir.

6. Şikayet Yönetimi Komitesinin

Rolü: Şikayet Yönetim Komitesi (GMC) şu şekilde görev yapar:

Şikayet sürecini yöneten ve CSC Yürütme Komitesi (ExCo) kararları için şikayetle ilgili kararları hazırlayan organ;

Yürütme Komitesi bir şikayet sürecine dahil olan taraflardan biriyse, inceleme ve karar alma organı. Kompozisyon: GMC, CSC Başkanı, CSC Teknik Komite başkanı ve İcra Komitesi (ExCo) tarafından dört yıl için gönüllü RSO ExCo üyeleri arasından atanan 1 Bölgesel Sistem Operatörü (RSO) temsilcisinden oluşur. Dernek Başkanı, gönüllü üyeler için zamanında çağrı yapar.

Karar Verme: GMC, kararları oybirliği ile alacaktır (sürekli muhalefetin olmaması).

7. Çıkar Çatışması

Şikayet Yönetim Komitesinin bir üyesi ve İcra Komitesi, bu üyenin doğrudan dahil olduğu bir şikayetle ilgili tartışma ve karar alma süreçlerinde yer alamaz.

Şikayet Yönetim Komitesinin veya İcra Komitesinin bir üyesinin şikayet yönetimi sürecine katılma konusunda potansiyel veya fiili bir çıkar çatışması olması durumunda, bu üye haberdar olur olmaz Dernek Başkanı aracılığıyla ExCo’yu bilgilendirecektir. bu çıkar çatışması. Bir GMC üyesiyle ilgili bir çıkar çatışması varsa, ExCo ilgili şikayet yönetimi süreci için geçici bir ikame atayacaktır.

8. Şikayetin sunulması ve kabul edilebilirliğinin değerlendirilmesi

a. Tüzük’ün 15. Maddesi uyarınca yapılan bir şikayetin alınmasından sonra, Dernek Sekreterliği 15 gün içinde şikayette adı geçen taraflara Derneğe bildirimde bulunur ve onlara ve tüm GMC üyelerine nüshalarını verir. Şikayetçi tarafından sunulan belgeler.

b. GMC, şikayetin kabul edilebilirliğini 30 gün içinde gözden geçirecek ve kabul edilebilirlikle ilgili olarak ExCo’ya bir tavsiyede bulunacaktır.

c. ExCo, bir sonraki olağan toplantısında şikayetin kabul edilebilirliği konusunda sonuca varacaktır. ExCo’nun kendisi şikayetin bir tarafıysa, kabul edilebilirliğine ilişkin nihai karar GMC tarafından alınır.

d. Dernek Sekreterliği, kabul edilebilirlik kararından itibaren 15 gün içinde şikayetin resmi olarak kabul edilip edilmediğini veya reddedildiğini taraflara bildirir.

e. Şikayetin kabul edilemez olduğu düşünülürse, süreç daha ileri götürülmez.

9. Şikayetin resmi olarak değerlendirilmesi

a. Şikayet resmi olarak incelenmişse, taraflara görüşlerini desteklemek için (ek) yazılı beyanda bulunmaları için 60 gün verilir.

10. Şikayetin resmi kararı

a. GMC, (ek) yazılı sunumları sunma süresinin bitiminden sonraki 30 gün içinde ExCo’ya şikayete ilişkin nihai bir tavsiyede bulunacaktır. Tavsiye, bir çıkar dengesi elde etmeyi amaçlayan bir eylem planı içerebilir.

b. ExCo, şikayeti en geç bir sonraki olağan toplantısında sonuçlandıracaktır. ExCo’nun kendisi şikayetin bir tarafıysa, şikayetle ilgili nihai karar GMC tarafından alınacaktır.

c. Dernek Sekreterliği, kararı izleyen 15 gün içinde kararı taraflara bildirir.

11. Karara itiraz Şikayetin

taraflarından herhangi biri karardan memnun değilse, kararın tebliğini aldıktan sonra 30 gün içinde karara itiraz edebilir.

Bir karara itiraz etme süreci, bu belgenin 8., 9. ve 10. bölümlerine benzer şekilde belirtilmektedir.

Temyizle ilgili resmi karar kesindir ve süreç daha ileriye götürülmez, yani bu karara karşı temyiz mümkün değildir.

12. Bildirim Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgeleri, önceki adımda oluşturulan belgenin alınmasından sonraki gün sayısını ifade eder. Belgeler, söz konusu üye veya partinin iletişim adresi olarak derneğe verilen e-posta adresine, yazılı şikayette veya şikayete yazılı cevap olarak e-posta ile gönderildiği takdirde teslim alınmış sayılır: belgeler e-posta ile gönderildi.

13. Şeffaflık Hesap

verebilirliği ve şeffaflığı sağlamak için, herhangi bir şikayet yönetimi sürecinin sonuçları, kararın alınmasından itibaren 30 gün içinde Birlik Üyelerine bildirilecektir.

14. Gizlilik

Şikayet yönetimi sürecinde yer alan İcra Kurulu ve GMC üyelerinden, şikayet yönetimi sürecinde taraflarca sağlanan tüm bilgileri gizli tutmaları istenecektir.

15. Maliyetler

Her bir taraf, bir şikayet yönetimi sürecine katılmanın kendi maliyetlerini üstlenecektir. Bir şikayetin yönetimi için CSC tarafından yapılan doğrudan maliyetler bölünecek ve şikayette yer alan taraflara atanacak ve CSC’ye geri ödenecektir.

(1) Birliğe resmi olarak dahil olan paydaşlar şunlardır: Danışma Kurulu da dahil olmak üzere CSC Komitelerinden birinin üyesi olan CSC üyesi olmayan üyeler veya sistemin revizyonunda yer alan uzmanlar.

Cenevre, 31 Mart 2021